Neue Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails seit dem 01.01.2007

Zum 01. Januar 2007 ist das „Gesetz über das elektronische Handelsregister
und Ge-nossenschaftsregister sowie das Unternehmesregister“ in Kraft
getreten. Dieses Gesetz enthält unter anderem Änderungen der Bestimmungen
über Pflichtangaben auf Ge-schäftsbriefen. Es gibt eine Vielzahl
von Einzelregelungen über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Diese finden
sich unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im GmbH-Gesetz (GmbHG)
und im Aktiengesetz (AktG).

Pflichtangaben müssen gemacht werden von:

  • Einzelkaufleute
  • Personenhandelsgesellschaften wie z. B. OHG, KG und GmbH & Co. KG
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung
  • Aktiengesellschaften
  • Partnergesellschaften
  • Genossenschaften

Nicht betroffen sind demnach:

  • Freiberufler,
  • Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR)
  • Einzelunternehmer, die keine Kaufleute, für die sich aber ähnliche
    Pflichten aus anderen Vorschriften ergeben können (z. B. § 15 GewO).

Die einschlägigen Bestimmungen betreffen nur solche E-Mails, die an einen
bestimm-ten Empfänger gerichtet sind. Dies ist dann der Fall, wenn eine
E-Mail mit einer ge-schäftlichen Mitteilung an einen individuell bezeichnete
(natürliche oder juristische) Per-son adressiert ist.

Typische Beispiele sind:

Angebots- und Annahmeschreiben, Mängelrügen, Lieferschei-ne,
Kündigungserklärungen etc.

Demnach sind solche Mitteilungen nicht mitumfasst, wie beispielsweise
Werbeschriften, Rundschreiben oder Newsletter.

Alle oben aufgeführten Unternehmen müssen mindestens folgende Angaben in
Ge-schäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind,
aufnehmen:

  • den vollständigen Firmennamen, so wie er im Handelsregister,
    Partnerschafts-register oder Genossenschaftsregister eingetragen ist,
  • Rechtsformzusatz,
  • Sitz des Unternehmens,
  • Registernummer,
  • Registergericht.

Bei bestimmten Unternehmen müssen noch zusätzliche Angaben aufgenommen
wer-den.

Bei Fragen, wie man sich z. B. bei einen Verstoß verhält oder ob sie die
oben genannten Bedingungen erfüllen, können Sie sich gerne an Rechtsanwalt
Thorsten Schmitter wenden, der Ihnen gerne behilflich sein wird.

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