Foto: pixabay.com (KI-generiert)

Für die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmers eines selbstständig tätigen Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn nach der Einnahme-Überschussrechnung ermittelt, besteht eine Aufzeichnungspflicht solcher Aufwendungen. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil nun noch einmal in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht konkretisiert. Ein Verstoß führt dazu, dass die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig sind.

 

Abnutzung und Ausgaben angegeben

Der Kläger bewohnte ein Eigenheim bestehend aus Keller, Erd- und Obergeschoss sowie ausgebautem Dachgeschoss. Seine selbständige Tätigkeit übte er in dem als Arbeitszimmer eingerichteten Dachgeschoss aus. Daneben nutzte er eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. Im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung erklärte er unter anderem einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit. Dem lagen Absetzung für Abnutzung (AfA) auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde.

Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung reduzierte das Finanzamt die AfA-Beträge und die weiteren Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer. Hiergegen legte der Kläger Einspruch ein, woraufhin das Finanzamt einen höheren Betriebsausgabenabzug für die Kosten des Arbeitszimmers berücksichtigte. Mit seiner Klage forderte der Steuerzahler weiterhin einen Betriebsausgabenabzug in der von ihm erklärten Höhe.

Das Finanzgericht wies die Klage mit der Begründung ab, dass die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach nicht berücksichtigungsfähig seien, da der Kläger seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt habe. Der Bundesfinanzhof bestätigte diese Auffassung. Die Berücksichtigung von Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsausgaben bei Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit ist im Falle des Klägers wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht (gemäß § 4 Abs. 7 Satz 1 EstG) ausgeschlossen.

 

Gesetz fordert gesonderte schriftliche Aufstellung

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Erfüllung dieser Pflicht ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung müssen einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Eine bloße Belegsammlung reicht nicht aus. Nur so ist die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet.

Im Streitfall fehlte es an einer solchen Aufzeichnung. Der Kläger hatte die zugrunde liegenden Belege über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt. Auch die Erfassung der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahme-Überschussrechnung genügte den Erfordernissen des § 4 Abs. 7 EStG an eine Einzelaufzeichnung nicht. Das Formular hatte nur die gesonderte Erfassung der Abschreibungsbeträge und im Übrigen die Angabe der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer in einer Summe vorgesehen.

Bundesfinanzhof
Urteil vom 24. März 2026 VIII R 6/24